“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

一、正確溝通是職場的硬核技能,“結構化思維”可以快速提升溝通力。

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前兩天碰到賈傑,他說正在找工作。我開玩笑,又跳槽?每次見面,你都有新東家啊。

他搖搖頭,聊起這次的離職原因,滿臉憤懣。

“那個老闆很偏心,對小張另眼相看。我花了大量時間找資料,熬夜寫了好幾頁文案,方方面面都考慮到了,老闆卻說冗長、抓不住重點。小張只交了一頁紙,就得到認可。已經不是第一次了,之前也多次出現這種情況。老闆總說我寫的太囉嗦,不著重點。問題是,沒有功勞,我也有苦勞吧?我那麼努力,他都沒看到嗎?這種老闆跟著也沒意思,不干了。”

在職場中,像賈傑這種情況其實常常能見到。

比方說,匯報要做PPT。你勞心勞力,熬了幾個晚上,又是數據又是表格,做得圖文並茂。當匯報開始,你對著精美的ppt說話,台下的人卻沒幾個認真聽,要么開小差,要么昏昏欲睡,老闆也滿臉不耐。

再比方說,完成項目要做總結陳述。你辛辛苦苦準備了幾十頁ppt,還沒說到10分鐘,老闆就開口,你這個太長,不用念了,我問幾個問題,你來回答吧。最後,幾十頁勞動統統變成無用功。並且,老闆還覺得沒有聽到他想要的信息,指責你工作能力不強。

你說的明明是正確的,為什麼沒有人願意聽?

為什麼你的年終總結總是不精彩、無看頭,完全不吸引人?

怎樣才能在短短幾分鐘之內,快速理清思路,準確定義問題,讓客戶心甘情願簽定合同?

如果出现以上让人听不懂、让人不愿听问题,大概率上是你与人的沟通出现了偏差。在职场上,正确沟通的重要性远远超出我们的想象。

多数情况下,想要快速提升沟通力,需要花费大量时间,去学习和思考,才能慢慢形成自己的解决方法和技巧。

但美国知名培训师迈克•费廖洛告诉我们,建构“结构化思维”,可以让你快速掌握、提升沟通力。这是一种特别简单却行之有效的方法。他曾任职于世界知名咨询公司麦肯锡,“结构化思维”正是来自于世界顶尖咨询公司的高效工作法。

为什么建立这种思考模型,能快速应对这一职场人的“痛点”?相较于普通思维,结构化思维有哪些厉害之处,我们要怎样建立?

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“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

建构“结构化思维”,可以让你快速掌握、提升沟通力。

二、交付出极简的思考结果,清晰有力地表达给对方,才是有效的沟通。

有一个电梯测试,说的是:某销售员多次约见一位客户经理,却一直没有进展。有一天,机缘巧合竟跟该经理同乘一部电梯。要怎样在电梯升降的30秒内,让他对自己产生兴趣?销售立刻在脑中思考,自己需要一个最简洁又最打动对方的观点。

最后,他把握住了这黄金30秒,说了以下的话:XX您好,我是XX公司的XX。我们的XX产品,能帮助您在原有的业绩提升15%销售额。您若有兴趣,我们可以详谈。

看,虽然是沟通的问题,但功夫应该花在思考上。

你的脑中有千万种想说的,但交付出一个极简的思考结果,清晰有力地表达给对方,才是有效的沟通。

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

黄金30秒的电梯测试

费廖洛定律中说,级别越高的人越没有时间听详细的解释。高层想要的只是最终答案。结构化思维正是输出极简结果的一种高效用思考模型。

1.什么是结构化思维?

《极简思考》提出,“结构化思维”是一种思考模型,它以论点作为核心来构建整体方案,一开始就把重点放在提出容易理解的假设上,找出沟通对象的利益触动点,再通过合理引导让对方得出我们的结论,从而最终达到目的。

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2. 我们为什么需要结构化思维?

先看个例子。

某产品进入意大利和德国市场,对于同样的方案,销售副总裁希望听到的是这个方案可以创造多少销售额,财务总监希望听到的是它可以创造多少增量利润,市场总监则希望听到由此可以占领多少欧洲市场份额,而人力副总裁关心的是公司由此可以进入一个兼具数量和多样性的人才库。

常规方式,是用数据得出结论,普通思维专注于问题本身的分析与解决,但结构化思维是在普通思维的基础上,进行升维。它提取科学上的研究方法并进行简化,改变了我们以往从数据得出结论的固有思维方式,让你能快速抓住对方的注意力。同时,它面对不同的沟通对象,能呈现不同的良好效果,能很好解决上述例子的难题。

普通思维从发现问题到解决问题,一般有5个步骤:

1.发现问题并分类

2.设定具体课题

3.找出替代方案

4.评估替代方案

5.总结陈述,做出决策

而“结构化思维”分为9个步骤:

1.定义问题:把问题写下来并进行充分讨论

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2.核心建议:提练出核心的观点和建议,并根据这一点进行扩展

3.选择结构:建立一个初步的框架,并将结构视觉化。

4.创建故事:通过合适的故事来表述观点

5.讨论/ 打磨:多跟不同的人见面,得到他们的反馈并进行修改。

6.选择重要事例:重新审视框架,找出有力语气。

7.验证或推翻:通过数据来验证或者推翻一个想法。

8.整合信息: 选择一个适合你沟通对象的沟通方式

9.分享想法: 呈现你的最终建议。

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

结构化思维比普通思维更具优势

二者相比较,结构化思维更具优势的三个点在于:

001.重视不断重复与迭代,能为整体结构做有力支撑

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通过多个步骤更好发现想法和提案中存在的问题,采用多角度沟通。学会从沟通对象中注意到自己忽略的问题,以此一步一步发现正确问题。反复打磨观点,在不断重复和迭代中,为整体结构做有力支撑。

002.表述简练直接,能让对方能迅速抓住重点。

使用“电梯测试”,就是尝试在30秒或者更短的时间里,把自己的观点和方案用最简洁的方式表述出来。

003.运用故事化思维,快速吸引对方注意力。

想让别人立刻接受你的观点,看起来很困难,但如果你能说好一个故事,激发了沟通对象的兴趣,触动他心中关注的重点,就能引导到你希望他去看去想的东西上——你的核心建议。在设计好触动点的同时,还要根据沟通对象反馈的内容,不断调整叙述节奏,潜移默化地影响他们,让沟通对象了解到你的核心建议和提案最终能带来什么效果。

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

结构化思维VS普通思维

三、善用九个步骤,触达沟通对象,提升沟通效率。

现代社会瞬息万变,人们的生活节奏越来越快,势必对工作效率提出越来越高的要求。碎片化信息也越来越多。我们知道,沟通是双向的,如果用书面交流,只要你的结构篇幅安排合理,写得大而全也没关系。对方看懂了会跳过,不懂会继续看。但是在大多数情况下,双方沟通是面对面、即时性、需要口头转述的,不太可能存在“跳过”。那么,就不能以“准确表达自己”为前提,而应该以“对方能接收多少信息”为前提。

所以,这就很容易解释:领导不关心你有多辛苦寻找数据证据佐证,他只关心解决问题的办法是什么。

思维的最后是输出。没有输出,你有再好的思考,都不可能在现实世界中呈现。一般情况下,我们的选择,会有语音信息、电子邮件、备忘录、报告、PPT等等。最终沟通方式的选择,取决于核心决策者的习惯和喜好。换言之,老板爱看报告,你再擅长做PPT也要遵从他的习惯。

但通过咨询师们的调研,概率最高还是报告,有65%的人选择这种方式,这也就意味着视觉效应在职场的重要性。所以,要想让你的方案通过,你就得用对方听懂的语言、对方最关注的地方打动他、说服他,让他批准。

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我们可以在哪些方面着重下功夫?

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

结构化思维的9个步骤

《极简思考》告诉我们,麦肯锡公司就是著名的能以优美文案呈现的公司。运用费廖洛的结构化思维的9个步骤,就能写出一份完美报告,达到高效沟通。

001.一目了然的好标题。好标题,就是你的“核心建议”,要清晰明白,有“抓人效果”。

002.简洁的内容提要。在一页上展现你的整个方案。看内容提要,就能看出整份报告逻辑。可以用这种写法:背景介绍-形势变化-核心建议。

003.框架式报告主体。以假设为主,对你想要表达的观点进行分析,并佐以事实作为论据支撑。需要注意的是,统一措辞,减少语言的歧义性。

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

《极简思考》中的层形结构

“搞定一個人,不用1分鐘”:善用5個字,你也能開口就贏

《极简思考》中的列形结构

层形结构,适合缺乏相关背景知识或是抵触你建议的沟通对象;列形结构适合熟悉方案或是不需要你提供所有信息的沟通对象。

004.清单式风险和机遇。列出方案的风险可控性。

005.条目式计划。以条目的方式,列举3-10个标志事件,具体说明行动内容和计划时间。

006.附录。这是备用资料库,用来应对做报告时遇到的细节问题。大多数情况下,不需要向沟通对象呈现。

总的说来,一份好的报告,既要洞察问题的本质,又能思考沟通对象的目标,进而提出一个直接明了的建议。

使用“结构化思维”,依照9个步骤做出的提案,说服力更强,也更容易被通过。用在日常的职场工作沟通中,观点更容易让他人接受和认可。

有句话说,比你优秀的人,不是比你更聪明,而是比你更会优化思维。所以,把结构化思维变成日常习惯,运用好9步骤,你就能快人一步,有效提升沟通力。

 

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